О положении о справочно-информационном фонде муниципального архива Урмарского района Чувашской Республики

В целях повышения уровня информационно-методического обеспечения практической деятельности муниципального архива Урмарского района и наведения надлежащего порядка в комплектовании, учете и хранении справочно-методических документов в муниципальном архиве Урмарского района Чувашской Республики: 1. Утвердить положение о справочно-информационном фонде муниципального архива Урмарского района Чувашской Республики. 2. Отделу по делам архивов администрации Урмарского района организовать внедрение данного положения в практику работы. Глава администрации Урмарского района А.И. Егоров УТВЕРЖДЕНО распоряжением главы администрации Урмарского района Чувашской Республики от 27.10.2004 №425-р П О Л О Ж Е Н И Е о справочно-информационном фонде (СИФ) Муниципального архива Урмарского района Чувашской Республики 1. Общие положения. 1.1. Справочно-информационный фонд (СИФ) муниципального архива представляет собой совокупность официальных, справочных и периодических изданий, отраслевых нормативно-методических документов, упорядоченных массивов документов по документоведению и архивоведению и предназначается для удовлетворения потребностей в научно-технической информации работников муниципального архива и ведомственных архивов учреждений, организаций и предприятий, являющихся источниками комплектования муниципального архива района. 1.2. Организацию работы СИФ осуществляет специалист отдела по делам архивов при организационно-методическом обеспечении Управлением по делам архивов Министерства культуры, по делам национальностей, информационной политики и архивного дела Чувашской Республики. Работа СИФ отражается в разделе 4 «Научно-техническая информация. Повышение квалификации» плана-отчёта за год. 2. Основные задачи 2.1. комплектование и концентрация печатных изданий и документов, необходимых для информационно-методического обеспечения деятельности муниципальных и ведомственных архивов; 2.2. учёт и обеспечение сохранности материалов; 2.3. использование материалов; 2.4. создание справочно-поискового аппарата к материалам. 3. Комплектование СИФ. 3.1. СИФ комплектуется материалами по профильной проблематике, официальными и справочными изданиями в соответствии с задачами информационно-методического обеспечения деятельности муниципального и ведомственных архивов. 3.2. Комплектование СИФ осуществляется на средства бюджета местного самоуправления по статье, предусмотренной на содержание муниципального архива, а также за счёт возможной бесплатной передачи нормативно-методических документов Управления по делам архивов и его подведомственными учреждениями. Могут привлекаться также спонсорские средства. 3.3. Источники комплектования: -подписка на периодические отраслевые издания; -официальные издания, поступившие через Собрание депутатов и администрацию района, территориальную избирательную комиссию (законы, сборники нормативных актов, справочные издания и т. д.); -нормативно-методические документы и справочн6ые издания Росархива, Управления по делам архивов Министерства культуры, од делам национальностей, информационной политики и архивного дела Чувашской Республики и его подведомственных учреждений, а также архивных учреждений других регионов (правила работы государственных, муниципальных и ведомственных архивов, инструкции, ГОСТы по делопроизводству, перечни документов, примерные индивидуальные номенклатуры, архивные справочники, методические пособия, информационно-методические бюллетени Управления по делам архивов , информационно-методические и методические письма, решения Экспертно проверочной методической комиссии методического характера); -печатные издания по документоведению и делопроизводству, а также по смежными с ними дисциплинам, поступающим за счёт инициативного приобретения в книжных магазинах и подписки; -копии методических документов, поступившие за счёт инициативного заказа работниками муниципальных архивов в СИФ Отраслевого центра научно-технической информации и СИФ Управления по делам архивов. 4. Организация фонда и справочно-поисковый аппарат. 4.1. Создание СИФ включает: приём, обработку, учёт, размещение и хранение материалов. 4.1.1. Учёт материалов СИФ ведётся в инвентарной книге (специальном журнале), где в порядке валовой нумерации записываются все поступившие материалы с указанием их полного официального наименования. В необходимых случаях указывается стоимость (при приобретении и подписке печатных изданий). 4.1.2. Все официальные и справочные издания, нормативные документы, методические пособия (рекомендации, инструкции, памятки) учитываются как самостоятельные единицы учёта. Информационно-методические письма, решения ЭПМК Управления по делам архивов формируются в единицу учёта по вопросно-предметному принципу (например; Информационно-методические документы по вопросам учёта документов). 4.1.3.Один раз в пять лет проводятся экспертиза материалов СИФ в целях выявления отменённых и устаревших нормативно-методических документов, в результате чего они по акту исключаются из фонда и хранятся обособленно. 4.1.4. При смене начальника отдела по делам архивов приём-передача материалов СИФ оформляется специальным актом. 4.2. Целесообразно вести справочную картотеку, в которой карточки на одноимённые издания и отдельные статьи в изданиях систематизируются согласно схеме, составленной на основе «Рубрикатора научно-технической информации по документоведению и архивному делу» ВНИИДАД. 5. Использование материалов СИФ направлено на информационно-методическое обеспечение практической деятельности муниципального архива и ведомственных архивов.